Что такое бизнес-карта и в чем ее особенности?

Правильный выбор финансовых продуктов для бизнеса может облегчить жизнь сотрудников компании и сделать бизнес-процессы проще и быстрее. Один из таких инструментов — бизнес-карта. Ее можно давать сотрудникам, которые часто работают с подотчетными средствами. Например, ездят в командировки, делают закупки для производства, оплачивают рекламу. Эксперт БанкСток расскажет, что такое бизнес-карта, и в чем ее особенности.

Что такое бизнес-карта?

Бизнес-карта — удобный платежный инструмент, который могут оформить как индивидуальные предприниматели, так и другие юридические лица. Ее открывают так же, как и обычный пластик. К расчетному счету юрлица может присоединить любое количество корпоративных карт. Средства, которые проходят по этим картам, учитывают как деньги, взятые под отчет конкретным сотрудником на определенные цели.

Корпоративную карту могут использовать как для снятия наличных, так и для безналичных расчетов. Расплачиваться ею могут сотрудники предприятия, список которых регламентирует ответственное за карту должностное лицо. Чаще всего это владелец предприятия или управляющий.

Лимит средств, которые может использовать сотрудник, тоже установлен заранее. Поэтому превысить его не получится. А менять лимиты может только ответственное лицо в приложении банка или лично в офисе.

Для бизнес-карт действуют все те же правила и условия, что и для личных. Например, на них могут зачисляться бонусы и кешбэк.

Какими бывают бизнес-карты?

Тип бизнес-карты зависит от формы расчета с нее — своими деньгами или заемными. Выделяют:

• кредитные;
• дебетовые;
• с овердрафтом.

Также по форме выпуска бизнес-карты бывают:

• физическими, то есть на пластиковом носителе;
• виртуальными — отражаются только в кабинете юрлица и мобильном приложении.

Также бизнес-карты бывают:

• именными — используются конкретным сотрудником. Ее нельзя передавать третьим лицам, даже если они работают в той же организации. При увольнении должностного лица такая карта блокируется;
• неименными — используются любым сотрудником по мере необходимости, например, для оплаты командировочных расходов.

Также бизнес-карты различают по функционалу:

• ограниченная — допускает оплату только определенных товаров и услуг, например, транспортная или продуктовая карта;
• универсальная — разрешено оплачивать не только услуги и товары, но и другие траты, например, расходы сотрудника в командировках, включая еду и проживание в отеле.

Кроме того, бизнес-карты различаются и по возможностям, которые они предоставляют бизнесу и конкретному сотруднику компании. Есть карты с кешбэком, бонусами, начислением миль и премиальные.

Зачем нужна бизнес-карта?

Бизнес-карта облегчает ведение отчетности в компании. Сотруднику больше не нужно заполнять множество бумаг, чтобы получить подотчетные средства, и не понадобится долго ждать, пока нужная сумма будет начислена.

Другие преимущества:

• упрощение работы бухгалтерии и снижение риска ошибок в отчетных документах — достаточно предоставить чеки или другие документы, которые подтвердят трату средств;
• упрощение оплаты разных нужд сотрудника или компании в командировочных выездах — с бизнес-картой можно даже не оформлять командировочные, что экономит время и другие ресурсы компании;
• упрощение контроля расходов сотрудников — с карты не получится рассчитаться за личные покупки и скрыть это, все операции отражаются в истории. Руководитель или бухгалтерский работник в любой момент может проверить, где и на что были потрачены деньги;
• установление лимитов на траты — сотрудник не потратит больше, чем допустимо, лимиты могут быть суточными, недельными или ежемесячными;
• возможность экстренно увеличить лимит расходов сотруднику в командировке, если это требуется для бизнеса;
• возможность оплачивать расходы компании наличными и по безналу без каких-либо промедлений;
• экономия на инкассации — с помощью бизнес-карты можно вносить наличные через банкомат, не прибегая к заказу инкассатора;
• мгновенное обнаружение сомнительных и мошеннических транзакций;
• возможность расплачиваться в онлайн-сервисах, например, при расчетах с дизайнером или маркетологом, оплате подписки на определенные сервисы;
• упрощение конвертации валюты при оплате командировочных расходов за рубежом;
• упрощение схемы возврата авансовых платежей;
• смс-информирование в режиме реального времени по всем транзакциям, проведенным по корпоративной карте;
• автоматизация некоторых бизнес-процессов, например, настройка автовыплат;
• улучшение кредитной истории и рейтинга бизнеса при ответственном и правильном использовании бизнеса-карты с кредитным лимитом;
• облегчение переводов — не нужно запрашивать реквизиты счета, дожидаться начала рабочего дня — все можно сделать в удобном формате мгновенно.

Также с помощью бизнес-карт доступно получение бонусов, предусмотренных банком — кешбэк за покупки в определенных магазинах, скидки у компаний-партнеров, получение процентов за остаток средств на счете.

Как пользоваться бизнес-картой?

Порядок пользования бизнес-картами устанавливает индивидуально владелец счета. При этом в документах и кабинете банка обязательно указан лимит и назначение трат для каждой конкретной карты, список разрешенных операций и расходов. Предприниматель или владелец бизнеса устанавливает срок отчетности по наличным и безналичным расчетам, список необходимых для учета документов.

На крупных предприятиях отслеживают движение средств по бизнес-картам. Для этого заводят специальный журнал, куда ответственные сотрудники вписывают свои расходы. Также предусматривают меры наказания за неправильное использование корпоративной карты. Например, за трату денег на личные цели, за разглашение пин-кода и других персональных данных, компрометирующих безопасность карты и денег на ней.

Иногда правила пользования бизнес-картой указывают отдельным пунктом в производственных актах и приказах. Например, в документах, касающихся командировок.

Работнику важно помнить, что использование бизнес-карты равносильно трате подотчетных денег. Даже если это генеральный директор, средства должны быть израсходованы на конкретные цели, а отчеты сданы вовремя. Выдача пластика на руки проходит по заявлению сотрудника, которое согласовывает главный бухгалтер и подписывает руководитель компании.

При сдаче отчетов сотрудники, которые пользовались бизнес-картой, должны прикладывать:

• все чеки, которые подтверждают траты — из банкомата, магазинов, отелей, а также корешки билетов на самолет, поезд, мероприятия;
• акты выполненных работ, если там, где проходят покупки, нет кассового аппарата;
• договора с контрагентами, которые принимают только наличные, или их копии;
• кассовый ордер на выдачу наличных и приказ директора, в котором указаны цели и сроки командировки.

Стоит сохранять копию первого листа авансового отчета, чтобы в случае возникновения разногласий показать его в бухгалтерии и решить возникшую проблему. Если квитанции по тратам с бизнес-карты даны на иностранном языке, их потребуется перевести и заверить. Перевод делает штатный переводчик или агентство с разрешением или лицензией на такую деятельность.

За что можно платить?

С помощью бизнес-карты можно оплачивать разные товары и услуги офлайн и онлайн:

• командировочные расходы — например, проживание, питание, представительские расходы;
• услуги поставщиков и траты на пополнение товарных запасов;
• расчеты за рекламу, курсы повышения квалификации, услуги специалистов, работающих на аутсорсе, в том числе маркетологов, бухгалтеров, юристов;
• подписки и абонементы в разных онлайн и офлайн-сервисах;
• покупки товаров — от канцелярии до дорогостоящего оборудования в оптовых и розничных сетях;
• личные расходы — такой вариант возможен только для ИП;
• страховка и налоги — тоже подходит для ИП;
• клининг, коммунальные услуги, аренда помещения, связь, интернет, обслуживание и ремонт оборудования, а также многое другое, что касается бизнеса напрямую или косвенно.

Главное, чтобы все траты с корпоративной карты были подтверждены документально и соответствовали деятельности предприятия. Если речь об ИП, правила отчетности немного проще — налоги уплачивают единым платежом. А потому использовать бизнес-карту можно как личную, проблем с налоговой из-за этого не будет.

Каких операций с картой стоит избегать?

Так как все траты на бизнес контролируют государственные органы, оплачивать с бизнес-карты можно не все. Исключение составляют ИП. Для них намного меньше ограничений и правил.

Чтобы избежать проблем важно все траты по бизнес-карте обосновывать, а также не использовать для отчислений в социальные фонды и заработной платы напрямую на карту сотрудников. Но при необходимости можно снять наличные с корпоративной карты и дальше расходовать их на необходимые выплаты.

Стоит заранее уведомлять банк, если с бизнес-карты планируются крупные выплаты. Например, при покупке стройматериалов, оборудования, оплаты услуг поставщиков. Иначе такая ситуация может вызвать подозрения у банка.

Как оформить бизнес-карту?

Чтобы открыть корпоративную карту, обратитесь в банк, услугами которого вы уже пользуетесь. Заранее уточните, какие документы потребуются. Сделать это можно онлайн или на горячей линии банка по телефону.

Чаще всего для открытия бизнес-карты нужны:

• заявление индивидуального предпринимателя или руководителя компании;
• выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
• паспорт владельца предприятия или ИП с регистрацией — временной или постоянной;
• учредительные документы.

Если требуется оформить именную бизнес-карту на конкретного сотрудника, то к вышеописанному пакету документов добавляют заявление от этого человека и его документы, подтверждающие личность, а также доверенность от руководителя предприятия. Только в этом случае сотрудник получит бизнес-карту и сможет распоряжаться деньгами с нее.

Затем банк подписывает с компанией или ИП договор на эмиссию и обслуживание всех выпущенных карт, привязанных к счету предприятия. Некоторые банки предлагают оформление бизнес-карт одновременно с открытием расчетного счета компании.

На что обратить внимание при оформлении бизнес-карты?

Если решили выпустить одну или несколько корпоративных карт, проанализируйте:

• какие расчеты преимущественно нужны — если это только онлайн-покупки и оплаты интернет-сервисов, можно выпустить виртуальную карту, в остальных случаях стоит оформить пластиковую;
• тарифный план — от него зависит функционал, лимиты и особенности использования карты;
• комиссии на снятие наличных и пополнение карты.

Чтобы выбрать правильный вариант, оцените свои потребности и возможности, а также изучите предложения банка, в котором у вас уже открыт расчетный счет. Также посмотрите предложения других банков, возможно у них есть более выгодные тарифы. Не обязательно переводить расчетный счет полностью на обслуживание в другую финансовую организацию, но, как правило, это дает больше преимуществ. «Своим» клиентам банки предлагают более выгодные условия.

Обратите внимание на наличие круглосуточной техподдержки — вопросы могут возникать в любой момент, включая ночное время, выходные и праздники. Изучите отзывы других юрлиц с такой же формой собственности как у вас. Некоторые банки специализируются на обслуживании ИП, другие нацелены на сегмент крупного бизнеса. Но не основывайтесь только на этом критерии, смотрите на условия, комиссии и тарифы в комплексе.

На данный момент у нас всё! Мы благодарны, что вы уделили время этой статье. Новые знания несомненно сделают вашу жизнь легче, больше полезной информации вы сможете найти в Экономических советах.